У всех компаний бывают кризисные моменты, когда они сталкиваются с необходимостью радикального сокращения расходов. При этом объективно подойти к решению данной задачи самостоятельно, без привлечения внешнего профессионального консультанта, практически невозможно: всегда будет иметь место человеческий фактор — личная выгода сотрудников или личные симпатии.
Мы предложим Вам конкретные, эффективные и обоснованные решения по оптимизации Ваших расходов.
Пути оптимизации расходов компании:
Этапы:
Предварительная постановка задачи: проходит как вводное совещание с руководством компании или инициаторов проекта для формирования по его итогам уточненного технического задания. В документе будут отражены:
- цели и задачи проекта;
- ограничения по решению данных задач;
- форма представления результата;
- методика и состав работ;
- состав запрашиваемой консультантом информации;
- формы получения данной информации (интервью, внутренние регламентирующие документы, анкеты и т.д.);
- график выполнения работ с отражением сроков достижения промежуточных и основных результатов.
Создание рабочей группы: в рабочую группу включаются сотрудники со стороны консультантов и необходимые специалисты с Вашей стороны. Сотрудники рабочей группы с Вашей стороны необходимы для предоставления информации о компании, участии в обсуждении предоставленных документов и для осуществления предварительной приемки результатов работы консультантов.
- консультанты производят описание основных компетенций компании и включенных в проект подразделений, а также текущей ситуации в этих подразделениях;
- консультанты формируют запросы на предоставление внутренних регламентирующих документов, в том числе описание организационно-штатной структуры, основных бизнес-процессов, описания функционала сотрудников, должностных инструкций (в том виде, в котором эти документы существуют) и т.д.;
- консультанты определяют и согласовывают перечень специалистов, от которых необходимо получить дополнительную информацию, после чего проводят анкетирование или интервьюирование сотрудников компании (методика определяется заранее и согласовывается с Вами),; анкетирование проводится по специально разработанной для этих целей анкете, интервьюирование — по заранее разработанному и согласованному гайду (сценарию интервью), возможны индивидуальные и групповые интервью (триады, диады, фокус-группы).
Таким образом, в рамках данного этапа предполагается выполнение следующих работ:
- Описание бизнес-процессов в графическом и/или текстовом формате на уровне подразделений и должностей;
- Описание основных функциональных обязанностей сотрудников на уровне подразделений и должностей.
- анализ бизнес-процессов AS IS;
- анализ принципов распределения функционала и зон ответственности между сотрудниками;
- оценка нагрузки на персонал (фактической загрузки сотрудника );
- оценка значения тех или иных функций;
- анализ правил начисления заработной платы, механизмов и инструментов материальной мотивации.
В рамках данного этапа осуществляется:
- выявление узких мест в организации бизнес-процессов,;
- поиск и согласование решений по оптимизации бизнес-процессов;
- разработка схем и карт оптимизированных бизнес-процессов.
Предполагается модернизация организационной структуры компании — на основе решений по оптимизации бизнес-процессов, а также оптимизация численности персонала — на основе результатов оценки нагрузки сотрудников и эффективности их работы.
Перед внедрением новой системы работы необходимо провести ее тестирование на предмет выявления узких мест и неучтенных моментов. Для этого составляется план внедрения и тестирования, проводится обучение сотрудников, а также на регулярной основе производится мониторинг получаемого эффекта.
Задача корректной оптимизации расходов (кост каттинга) подразумевает проведение объемной работы по:
анализу реальной нагрузки на персонал;
выявлению значимости тех или иных должностей;
оценке эффективности бизнес-процессов компании;
оценке эффективности и квалификации сотрудников;
оценке эффективности контрагентов и аутсорсинга.
Возможные последующие этапы:
Оптимизация состава подрядчиков и передача части функций на аутсорсинг;
Разработка и внедрение системы KPI, а также материальной и нематериальной мотивации персонала;
Стратегический анализ и разработка стратегии развития компании;
Разработка и внедрение регламентов, положений, инструкций и других нормативных документов.