KPI (Key Performance Indicators) — система оценки, призванная помочь руководству компании определить степень достижения стратегических и тактических целей. При разработке системы KPI наши специалисты делают упор на четкое определение приоритетных целей компании, а также на удобство и простоту регулярного использования системы.

Этапы:

Предварительная постановка задачи: проходит как вводное совещание с руководством компании или инициаторов проекта для формирования по его итогам уточненного технического задания. В документе будут отражены:

  • цели и задачи проекта;
  • ограничения по решению данных задач;
  • форма представления результата;
  • методика и состав работ;
  • состав запрашиваемой консультантом информации;
  • формы получения данной информации (интервью, внутренние регламентирующие документы, анкеты и т.д.);
  • график выполнения работ с отражением сроков достижения промежуточных и основных результатов.

Создание рабочей группы: в рабочую группу включаются сотрудники со стороны консультантов и необходимые специалисты с Вашей стороны. Сотрудники рабочей группы с Вашей стороны необходимы для предоставления информации о компании, участии в обсуждении предоставленных документов и для осуществления предварительной приемки результатов работы консультантов.

На данном этапе осуществляется сбор первичной информации о компании посредством изучения внутренних документов компании и проведения интервью с сотрудниками:

  • консультанты производят описание основных компетенций компании и включенных в проект подразделений, а также текущей ситуации в этих подразделениях;
  • консультанты формируют запросы на предоставление внутренних регламентирующих документов, в том числе описание организационно-штатной структуры, основных бизнес-процессов, описания функционала сотрудников, должностных инструкций (в том виде, в котором эти документы существуют) и т.д.;
  • консультанты определяют и согласовывают перечень специалистов, от которых необходимо получить дополнительную информацию, после чего проводят анкетирование или интервьюирование сотрудников компании (методика определяется заранее и согласовывается с Вами),; анкетирование проводится по специально разработанной для этих целей анкете, интервьюирование — по заранее разработанному и согласованному гайду (сценарию интервью), возможны индивидуальные и групповые интервью (триады, диады, фокус-группы).
На данном этапе консультанты обрабатывают собранные документы и материалы, анализируют результаты анкетирования и/или интервьюирования, систематизируют, обобщают и транслируют полученную информацию на формальный язык.

Таким образом, в рамках данного этапа предполагается выполнение следующих работ:

  • Описание бизнес-процессов в графическом и/или текстовом формате на уровне подразделений и должностей;
  • Описание основных функциональных обязанностей сотрудников на уровне подразделений и должностей.
На данном этапе осуществляется:

  • анализ бизнес-процессов AS IS;
  • анализ принципов распределения функционала и зон ответственности между сотрудниками;
  • оценка нагрузки на персонал (фактической загрузки сотрудника );
  • оценка значения тех или иных функций;
  • анализ правил начисления заработной платы, механизмов и инструментов материальной мотивации.
В рамках данного этапа осуществляется:

  • выявление узких мест в организации бизнес-процессов,;
  • поиск и согласование решений по оптимизации бизнес-процессов;
  • разработка схем и карт оптимизированных бизнес-процессов.

Данный этап не всегда имеет место — в зависимости от Ваших пожеланий. В общем случае разработке KPI должен предшествовать этап оптимизации бизнес-процессов, однако иногда это не требуется, и все процессы считаются корректно выстроенными и отлаженными.

После согласования результатов анализа консультанты приступают непосредственно к разработке системы мотивации на основе KPI. В рамках данного этапа необходимо:

  • выработать общую схему системы оплаты труда и мотивации (структура оплаты труда, рычаги и механизмы мотивации, акценты и т.п.);
  • определить и согласовать цели и задачи на уровне компании в целом, основных подразделений и отдельных сотрудников, выявить способы и методы достижения целей;
  • разработать формулы оценки показателей эффективности на уровне подразделений и рассматриваемых должностей (возможно, два-три варианта для обсуждения);
  • определить периодичность расчета этих показателей и разработать мотивационную политику на основе «привязки» показателей эффективности сотрудников к переменной части оплаты труда.

После разработки и согласования разработанной системы мотивации консультанты компании формируют соответствующие регламентирующие документы, где подробно описывают принципы построения системы мотивации, схемы расчета оплаты труда, периодичность выплат, нематериальные методы стимулирования и т.д. Формат и содержание документов заранее согласовываются с Заказчиком.

Перед внедрением системы KPI необходимо провести ее тестирование на предмет выявления узких мест и неучтенных моментов. Для этого составляется план внедрения и тестирования, проводится обучение сотрудников, а также на регулярной основе производится мониторинг получаемого эффекта. Как таковой процесс внедрения начинается еще с момента разработки системы KPI путем информирования сотрудников о целях внедрения системы. Необходимо понимание сотрудниками того, что цель внедрения системы – не в снижении их заработной платы, а в получении инструмента для справедливой оценки их деятельности.

В рамках данного этапа предполагается:

  • провести тестовые расчеты заработной платы в соответствии с разработанной моделью: проводится открытый расчет заработной платы по старой и по новой системе;
  • провести анкетирование (опрос) сотрудников и/или обсуждения в формате фокусированных групповых дискуссий;
  • при необходимости внести корректировки в разработанную систему (состав инструментов, расчетные коэффициенты и т.п.) и подготовить соответствующие изменения в регламентирующие документы;
  • провести обучающую сессию по использованию новой системы мотивации;
  • произвести адаптацию работы персонала в соответствии с новым порядком работы;
  • подготовить и настроить коммуникационную платформу для своевременного информирования сотрудников и получения обратной связи.

Возможные последующие этапы:

  • Разработка ТЗ для автоматизации процесса ежемесячного анализа эффективности работы персонала и ежемесячной оценки показателей эффективности работы сотрудников, а также расчета переменной части оплаты труда;
  • Разработка и внедрение системы нематериальной мотивации персонала;
  • Оптимизация численности персонала;
  • Разработка и внедрение регламентов, положений, инструкций и других нормативных документов;
  • Разработка и мониторинг выполнения корректирующих и предупреждающих мероприятий;
  • Обзор заработных плат на рынке с целью оптимизации размера постоянной и переменной части.

Перейти к страницам:

Посмотреть схему
Обзор заработных плат
Оптимизация численности
Оптимизация процессов

Стоимость и отчетность

Стоимость услуг по разработке и внедрению KPI зависит от:

  • численности персонала;
  • количества структурных подразделений;
  • сложности и разнообразности бизнес-процессов;
  • наличия описания бизнес-процессов
  • количества уникальных должностей;
  • типов должностей, для которых разрабатывается KPI.

В среднем, стоимость разработки KPI в расчете на одну должность или одно подразделение составляет от 30 000 до 50 000 рублей в зависимости от типа должности, широты функционала и прочих указанных выше факторов.

Состав отчетности:

Графическое описание бизнес-процессов в различных нотациях: cross-functional, epc, uml и пр. Для детального описания функционала сотрудников чаще всего используются диаграммы типа UML.
При необходимости графическое описание бизнес-процессов может быть дополнено текстовым.
Результаты анкетирования (обезличенные), результаты интервьюирования (только в виде расшифровок), первичные материалы о компании, обработанные данные (сводные таблицы, карты рабочего дня и пр.).
Шаблоны отчетных форм, если в рамках проекта есть задача по их разработке.
В форме текстового отчета в формате MS Word или MS Power Point.
При необходимости наши специалисты проведут устную презентацию результатов проекта по оптимизации бизнес-процессов.

Посмотреть примеры отдельных элементов отчетности:

Диаграмма Ишикавы
Расчет KPI
Карта рабочего дня

Если Вас интересуют услуги по разработке и внедрению KPI

Вы можете позвонить нам, заполнить нашу форму или прислать свою заявку в произвольной форме на почту system@concol.ru

Заполнить форму