Проекты в сфере организационного консультирования в первую очередь связаны с описанием, оптимизацией или реинжинирингом существующих бизнес-процессов, либо их разработкой «с нуля». Оптимизация бизнес-процессов нацелена на повышение эффективности работы в том числе за счет сокращения времени и расходов на их исполнение, повышения качества их исполнения, устранения лишних или дублирующих процессов и т.д. Часто в качестве конечного результата проекта ставится задача сокращения операционных расходов, что даже при неизменной величине объема продаж влечет за собой увеличение прибыли.

Процессный подход подразумевает работу на уровне горизонтальных связей, позволяя оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат компании (в отличие, например, от функционального подхода, при котором подразделения компании наделяются полномочиями по схожим задачам, взаимодействуя через своих руководителей и без привязки к конечному результату). При этом процессный подход не обязательно заменяет собой другие модели управления, а может дополнять их, устраняя имеющиеся недостатки, гармонизируя взаимодействие внутри компании и повышая ее эффективность.

Внедрение процессного подхода позволяет менеджменту компании увидеть полную картину ее деятельности с точки зрения конечного продукта и определить процессы, влияющие на ключевые результаты ее функционирования. Для сотрудников компании процессный подход позволяет сократить временные затраты на коммуникацию по рабочим вопросам, повысить прозрачность деятельности компании и через понимание собственного вклада в общий результат получить мотивацию к его улучшению.

•  общей численности персонала, количества и уровня уникальных должностей;
•  количества и географии структурных подразделений, сложности межфункционального взаимодействия;
•  специфики деятельности компании, разнообразия и особенностей бизнес-процессов;
•  локализации проекта / соотношения очного и дистанционного консультирования;
•  наличия исходных данных (должностные инструкции, описанные бизнес-процессы AS IS и пр.);
•  спектра задач бизнес-аналитиков, состава отчетности по результатам проекта и т.д.

✔  Графическое описание / схемы бизнес-процессов
✔  Текстовое описание / карты бизнес-процессов
✔  Исходные данные, собранные в ходе проекта
✔  Матрицы ответственности и компетенций
✔  Описание организационной структуры управления
✔  Итоговый отчет / промежуточные отчеты по этапам
✔  Презентацию результатов работы

Проект по описанию и оптимизации бизнес-процессов компании в общем случае состоит из четырех последовательных этапов:

• Подготовка и проведение интервью с руководством, ключевыми менеджерами и специалистами по вопросам текущей деятельности и стратегического развития
• Подготовка и проведение опроса / анкетирования сотрудников по вопросу эффективности менеджмента
• Работа с предоставленной документацией, анализ системы документооборота и связанной IT-инфраструктуры
• Обработка и анализ полученных данных и материалов, оценка состояния системы менеджмента на текущий момент
• Выработка рекомендаций и предложений по повышению эффективности работы компании, подготовка отчета о полученных результатах

Результат: аналитический отчет с выводами относительно текущего функционирования и стратегического развития компании, а также рекомендациями руководству по необходимым улучшениям

• Формирование проектной команды (консультанты и представители менеджмента компании)
• Проведение семинаров и тренингов по процессному подходу
• Рабочие встречи с участниками бизнес-процессов и руководством компании по вопросам описания бизнес-процессов «как есть» (AS IS)
• Разработка проекта Программы улучшений в сфере управления, утверждение Программы и схемы ее реализации руководством компании
• Выработка рекомендаций по оптимизации существующих бизнес-процессов, составление отчета о полученных результатах

Результат: проектная команда сформирована и приступила к работе, проведено обучение членов проектной команды по вопросам процессного подхода, подготовлена Программа улучшений и утвержден план ее реализации, описаны бизнес-процессы AS IS, проведен анализ эффективности существующих схем, выработаны рекомендации по оптимизации существующих бизнес-процессов

• Проведение анализа эффективности существующих бизнес-процессов
• Выработка решений по повышению эффективности работы компании и оптимизации существующих бизнес-процессов
• Согласование решений по оптимизации бизнес-процессов с руководством компании
• Разработка модели бизнес-процессов AS TO BE («как должно быть»)
• Разработка и утверждение схем и карт оптимизированных бизнес-процессов руководством компании
• Подготовка рекомендаций по практическому внедрению утвержденных бизнес-процессов в деятельность компании
• Подготовка рекомендаций по организационной структуре компании и отчета о полученных результатах

Результат: Разработана модель процессного управления, утверждены схемы и карты оптимизированных бизнес-процессов, руководству выданы рекомендации по организационной структуре и практическому внедрению оптимизированных бизнес-процессов

• Рабочие встречи с владельцами бизнес-процессов и руководством компании по вопросам организационной структуры управления
• Анализ организационной структуры и внесение необходимых изменений
• Составление матриц ответственности и компетенций для менеджмента компании
• Выработка предложений / согласование подходов к дальнейшим действиям (внедрение процессного подхода, разработка системы мотивации, автоматизация и т.д.)

Результат: разработаны измененная организационная структура управления, матрицы ответственности и компетенций, руководству компании представлены предложения / согласованы подходы к внедрению процессного подхода и иным дальнейшим мероприятиям

могут предполагать формирование регламентов, положений, инструкций и других внутренних нормативных документов, разработку и мониторинг выполнения корректирующих и предупреждающих мероприятий и др. Наиболее востребованными последующими этапами работы являются сопровождение внедрения бизнес-процессов, автоматизация бизнес-процессов и разработка ключевых показателей эффективности (KPI) и системы мотивации персонала на их основе.

• Сопровождение практического внедрения оптимизированных бизнес-процессов в тестовом режиме
• Мониторинг и оценка промежуточных результатов (при необходимости – внесение изменений)
• Финишные работы по внедрению процессного подхода к управлению в компании

• Разработка технического задания для автоматизации бизнес-процессов
• Взаимодействие с IT-специалистами, сопровождение автоматизации
• Оценка результатов автоматизации и внесение изменений при необходимости

В кризисные моменты, когда компании сталкиваются с необходимостью радикального сокращения расходов, необходимо объективно и обоснованно подойти к решению данной задачи. Без привлечения внешнего профессионального консультанта руководству и менеджменту компании сложно исключить субъективный фактор: часто имеет место не только загруженность текущими вопросами, но и личная выгода сотрудников или личные симпатии. Мы предлагаем нашим клиентам конкретные и эффективные решения по кост-каттингу, включающие следующие пути оптимизации расходов:

нацелена на повышение эффективности работы в том числе за счет сокращения времени и расходов на их исполнение, повышения качества их исполнения, устранения лишних или дублирующих процессов и т.д.

на основе результатов исследования рынка труда (включая анализ уровня оплаты труда и материальных компенсаций) с выработкой решений по оптимизации издержек на ФОТ и способов повышения мотивации сотрудников.

при необходимости резкого снижения издержек на ФОТ, с реорганизацией функционала, внедрением автоматизации и аутсорсинга, а также использованием искусственного интеллекта.

через разработку KPI и построение системы мотивации персонала на их основе, при которой каждый сотрудник заинтересован в улучшении результатов своей работы, неразрывно связанных с конечным результатом бизнеса.

позволяет снизить себестоимость производимых товаров или оказываемых услуг, расходы компании в целом, а также повысить качество товаров и уровень клиентского сервиса.

— передача компанией определенных групп задач специализированной организации — во многих случаях становится более выгодной и эффективной альтернативой их выполнению собственными силами.

Корректная оптимизация расходов (кост-каттинг) подразумевает проведение объемной работы по анализу реальной нагрузки на персонал, выявлению значимости тех или иных должностей, оценке эффективности бизнес-процессов компании, квалификации сотрудников, контрагентов и т.д.

1. Постановка задач и формирование рабочей группы
Предварительная постановка задачи проходит как вводное совещание с руководством компании или инициаторов проекта для формирования по его итогам уточненного технического задания. В документе отражаются цели и задачи проекта, ограничения по решению поставленных задач, форма представления результата, методика и состав работ; состав и способы получения необходимой информации (интервью, внутренние регламентирующие документы, анкеты и т.д.), график выполнения работ с отражением сроков достижения промежуточных и основных результатов. В рабочую группу проекта включаются консультанты, представители менеджмента и ключевые специалисты компании.

2. Сбор и обработка необходимых материалов
•  Описание основных компетенций компании и включенных в проект подразделений, а также текущей ситуации в этих подразделениях;
•  Формирование запросов на предоставление внутренних регламентирующих документов (описание организационной и штатной структуры, основных бизнес-процессов, описания функционала сотрудников, должностных инструкций и пр. — в том виде, в котором эти документы существуют);
•  Определение и согласование перечня специалистов, от которых необходимо получить устную информацию, после чего проводят анкетирование или интервьюирование сотрудников компании: анкетирование проводится по разработанной с использованием профильных методик анкете, интервьюирование — по гайду (сценарию интервью), возможны индивидуальные и групповые интервью;
•  Обработка собранных документов и материалов, результатов анкетирования и/или интервьюирования, систематизация, обобщение и формализация полученной информации.

3. Анализ текущей ситуации AS IS, предложения по улучшениям
•  Описание и анализ бизнес-процессов на уровне подразделений и должностей;
•  Описание основных функциональных обязанностей сотрудников на уровне подразделений и должностей;
•  Анализ принципов распределения функционала и зон ответственности между сотрудниками;
•  Оценка нагрузки на персонал (фактической степени загрузки каждого сотрудника);
•  Оценка значимости функций сотрудников;
•  Анализ правил начисления заработной платы, механизмов и инструментов материальной мотивации;
•  Формирование предложений по улучшениям.

4. Модернизация процессов AS TO BE, оптимизация оргструктуры и численности
•  Выявление узких мест в текущем состоянии бизнес-процессов компании;
•  Выработка и согласование решений по оптимизации существующих бизнес-процессов;
•  Разработка схем и карт оптимизированных бизнес-процессов, матриц ответственности и компетенций;
•  Консультации с владельцами бизнес-процессов и руководством компании по вопросам оргструктуры;
•  Внесение необходимых изменений в организационную структуру управления компании;
•  Оптимизация численности персонала на основе результатов подсчета нагрузки и оценки эффективности, с учетом модернизированных процессов и оргструктуры компании.

Перед внедрением изменений необходимо провести тестирование новой системы работы на предмет выявления узких мест и неучтенных моментов. Для этого составляется план внедрения и тестирования, проводится обучение сотрудников, а также на регулярной основе производится мониторинг получаемого эффекта.