Оптимизация бизнес-процессов = корректировка бизнес-процессов с целью повышения их эффективности за счет сокращения расходов на исполнение бизнес-процессов, времени, повышения качества исполнения бизнес-процессов. Как правило, в качестве конечного результата ставится задача сокращения операционных расходов, что даже при неизменной величине объема продаж влечет за собой увеличение доходности бизнеса.

Этапы:

Предварительная постановка задачи: проходит как вводное совещание с руководством компании или инициаторов проекта для формирования по его итогам уточненного технического задания. В документе будут отражены:

  • цели и задачи проекта;
  • ограничения по решению данных задач;
  • форма представления результата;
  • методика и состав работ;
  • состав запрашиваемой консультантом информации;
  • формы получения данной информации (интервью, внутренние регламентирующие документы, анкеты и т.д.);
  • график выполнения работ с отражением сроков достижения промежуточных и основных результатов.

Создание рабочей группы: в рабочую группу включаются сотрудники со стороны консультантов и необходимые специалисты с Вашей стороны. Сотрудники рабочей группы с Вашей стороны необходимы для предоставления информации о компании, участии в обсуждении предоставленных документов и для осуществления предварительной приемки результатов работы консультантов.

На данном этапе осуществляется сбор первичной информации о компании посредством изучения внутренних документов компании и проведения интервью с сотрудниками:

  • консультанты производят описание основных компетенций компании и включенных в проект подразделений, а также текущей ситуации в этих подразделениях;
  • консультанты формируют запросы на предоставление внутренних регламентирующих документов, в том числе описание организационно-штатной структуры, основных бизнес-процессов, описания функционала сотрудников, должностных инструкций (в том виде, в котором эти документы существуют) и т.д.;
  • консультанты определяют и согласовывают перечень специалистов, от которых необходимо получить дополнительную информацию, после чего проводят анкетирование или интервьюирование сотрудников компании (методика определяется заранее и согласовывается с Вами),; анкетирование проводится по специально разработанной для этих целей анкете, интервьюирование — по заранее разработанному и согласованному гайду (сценарию интервью), возможны индивидуальные и групповые интервью (триады, диады, фокус-группы).
На данном этапе консультанты обрабатывают собранные документы и материалы, анализируют результаты анкетирования и/или интервьюирования, систематизируют, обобщают и транслируют полученную информацию на формальный язык.

Таким образом, в рамках данного этапа предполагается выполнение следующих работ:

  • Описание бизнес-процессов в графическом и/или текстовом формате на уровне подразделений и должностей;
  • Описание основных функциональных обязанностей сотрудников на уровне подразделений и должностей;
  • Анализ организационной структуры компании и номинальных принципов распределения функционала и зон ответственности отдельных сотрудников.
На данном этапе осуществляется:

  • анализ бизнес-процессов AS IS;
  • выявление узких мест в организации бизнес-процессов;
  • поиск и согласование решений по оптимизации бизнес-процессов;
  • разработка предложений по улучшению существующей системы менеджмента.
Разработка схем и карт оптимизированных бизнес-процессов.
При необходимости наши специалисты осуществят внедрение оптимизированных бизнес-процессов и проведут обучение персонала.

Возможные последующие этапы:

  • Разработка ТЗ для автоматизации процессов (при необходимости);
  • Разработка и внедрение KPI (критериев эффективности и результативности);
  • Разработка и внедрение системы мотивации;
  • Оптимизация численности персонала;
  • Разработка и внедрение регламентов, положений, инструкций и других нормативных документов;
  • Разработка и мониторинг выполнения корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Стоимость и отчетность

Стоимость проекта по оптимизации бизнес-процессов зависит от:

  • численности персонала;
  • количества структурных подразделений;
  • сложности и разнообразности бизнес-процессов;
  • спектра задач бизнес-аналитиков;
  • состава отчетности по результатам проекта.

Состав отчетности:

Графическое описание бизнес-процессов в различных нотациях: cross-functional, epc, uml и пр.
При необходимости графическое описание бизнес-процессов может быть дополнено тестовым.
Результаты анкетирования (обезличенные), результаты интервьюирования (только в виде расшифровок), первичные материалы о компании.
Шаблоны отчетных форм, если в рамках проекта есть задача по их разработке.
В форме текстового отчета в формате MS Word или MS Power Point.
При необходимости наши специалисты проведут устную презентацию результатов проекта по оптимизации бизнес-процессов.

Примеры графического описания бизнес-процессов

Нотация UML
Нотация EPC
Нотация cross-functional

Если Вас интересуют услуги по оптимизации бизнес-процессов

Вы можете позвонить нам, заполнить нашу форму или прислать свою заявку в произвольной форме на почту system@concol.ru

Заполнить форму